VBA автоматизация: База данных Excel + шаблон документа Word

Для быстрого получение документа Word из «контрольной колонки Excel + шаблона Word» (путем замены «меток» в шаблоне на значения из контрольной колонки Excel) нужно выполнить ряд подготовительных шагов

    Шаги:
  1. Анализ итогового документа Word и выделение информации, подлежащей замене
  2. Расстановка «меток» (получение из «образца Word» «шаблона Word» + что такое «метка»).
  3. Создание контрольной колонки на листе Excel рядом с колонкой «меток» (установка соответствия)
  4. Выявление причинно-следственных связей (ПСС) для вставок (замен)
  5. Ценность БД. Структура и наращивание. Поддержание в актуальном состоянии
  6. Скачать xlsm-файл для тестирования

И подробнее...


Анализ итогового документа Word и выделение информации, подлежащей замене


Наверное, в любой организации приходится плодить подобные документы (просто для примера)

  • приказ о проведении и контроле работ (мероприятий)
  • план проведения и контроля работ (мероприятий)

Как правило, каждый следующий (новый) «приказ» или «план» отличается от предыдущего датами и фамилиями ответственных должностных лиц.

Конечно, бывают и новые мероприятия (выполняются впервые за всю историю организации), но тогда эта задача не для макроса. Макрос способен работать быстро и безошибочно, но по шаблону… Поэтому после того, как макрос выполнит свою шаблонную работу не тривиальные изменения в документе следует поручать специалисту.

Задача этого шага: выделить цветом (например, желтым) те фамилии и даты, которые должны будут быть изменены.

Или такую информацию, которая меняется не каждый раз, но с определенной периодичностью…



Расстановка «меток» (получение «шаблона Word» из «образца Word» + что такое «метка»).


Сейчас все фамилии и даты (любую информацию), выделенные желтым цветом, следует заменить уникальными метками (по смыслу)…

Расстановка «меток» (получение из «образца Word» «шаблона Word» + что такое «метка»).
Рис.1        Расстановка «меток» (получение из «образца Word» «шаблона Word»).

Уникальность меток обязательна ! Уникальность достигается включением таких символов, которые обычно в документе не встречаются. Могу порекомендовать начинать любую метку с "{$", а заканчивать "}" или "$}".

Если метка не будет уникальной, то произойдет замена текста, который Вы не планировали заменять… Сразу успокою: шаблон в этом случае не пострадает… Просто в новом документе появятся бессмысленные предложения, и его придется забраковать.

Но уникальную метку Вы можете ставить (использовать) в документе сколько угодно раз (если, например, название компании встречается в документе 12 раз)!

Создание контрольной колонки на листе Excel рядом с колонкой «меток» (установка соответствия)


Раздел

Создание контрольной колонки на листе Excel рядом с колонкой «меток» (установка соответствия)
Рис.2        Создание контрольной колонки на листе Excel рядом с колонкой «меток» (установка соответствия)

Раздел





Выявление причинно-следственных связей (ПСС) для вставок (замен)


Раздел





Ценность БД. Структура и наращивание. Поддержание в актуальном состоянии


Раздел



Для тестирования


Если Вы не забыли включить макросы, то должны увидеть… возникший в той же папке новый документ…

Для тестирования VBA макроса Excel To Word
Рис.3        Результат замены «меток» в документе "мой_НОВЫЙ_ДОКУМЕНТ.docx"

Скачать пакет файлов для тестирования



Другие примеры на тему «Автоматизация документов Microsoft Office Excel, Word, Access»









Если на этой странице не нашлось того, что Вы так искали...

         Не расстраивайтесь, не все потеряно... Смело щелкайте...
исходный код на заказ. orenstudent.ru Автоматизация документов MS Office. orenstudent.ru исходный код на заказ. orenstudent.ru Помогите найти и устранить ошибку в исходном коде программы. orenstudent.ru Skype-консультирование по программированию
Скайп-консультации

Акция !!!
исходный код комментарии цена минимальная


Не попадайтесь на удочку мошенников-кидал...
Сайт помощи студентам по программированию и информатике

Program code